Bạn là chủ doanh nghiệp quản lý nhiều kho hàng tại các vị trí địa lý khác nhau. Hay bạn là nhà quản lý dự án xây dựng và có nhiều kho công trình nằm rải rác tại nhiều nơi. Sẽ có rất nhiều vấn đề đau đầu cho bạn khi phải quản lý cả chuỗi kho hàng như vậy.
Vấn đề khiến bạn đang đau đầu phải chăng làm sao có thể quản lý dữ liệu thông tin của kho một cách chính xác, kịp thời? Liệu công ty có thể xuất hàng đúng kỳ hẹn? Có thống kê được nhu cầu nhập kho hay không? Làm thế nào để điều chuyển hàng hóa/vật tư giữa các kho có hiệu quả để không làm ảnh hưởng tới hoạt động của các bộ phận khác? Làm sao để tránh thất thoát, tối thiểu trong kho? Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu các công cụ giúp hỗ trợ những vướng mắc trong công tác quản lý kho trên.
Ảnh minh họa quản lý kho theo phương pháp truyền thống
1.Quản lý thông tin kho tại file Excel: phương pháp này chỉ có thể phù hợp với một kho duy nhất và có sự rủi ro trong việc báo cáo các số liệu không chính xác và thiếu sự kiểm soát số liệu ngay từ giai đoạn nhập thông tin vào excel. Hơn thế nữa với phương pháp này thông tin trao đổi giữa lãnh đạo và người quản lý kho, hay giữa các kho, các bộ phận liên quan bị hạn chế rất nhiều và bị động. Lúc nào cần thông tin mới lại yêu cầu người quản lý kho cung cấp thông tin và không phải lúc nào người quản lý kho cũng có sẵn thông tin để gửi luôn (có thể do họ đi công tác không ngồi tại máy tính, không mang theo dữ liệu, hoặc dữ liệu đó chưa được cập nhật thường xuyên). Đến đây chắc chắn nhà quản lý đã thấy được sự bất tiện trong công việc, đôi khi còn ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Xử lý dữ liệu theo phương thức đơn chiều như thế này thì việc kiểm soát số lượng hàng hóa xuất, nhập, tồn cũng chưa được minh bạch và tình trạng thừa, thiếu vật tư thường xuyên xảy ra. Khi nhà quản lý muốn có thông tin để kiểm soát sát sao hơn giữa các kho với nhau cũng rất khó.
Không những thế việc lưu trưc thông tin hàng hóa bằng excel mà lỡ may bị mất, bị virut xâm nhập thì thiệt hại về tài nguyên của công ty là rất lớn.
2. Quản lý kho tại phần mềm Kế toán: Phương pháp này sẽ cải thiện về mặt con số thông tin được chính xác hơn và cập nhật đều đặn hơn. Tuy nhiên vấn đề quản quản trị kho hàng thì phần mềm kế toán trên thị trường hiện chưa đáp ứng được.
