Kiểm kê là một hoạt động quan trọng trong quản lý kho hàng. Việc không nắm rõ và chính xác lượng hàng trong kho sẽ ảnh hưởng tới việc đánh giá về hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, xác nhận số liệu trên giấy tờ và thực tế, cũng như đưa ra các quyết định, điều chỉnh về mua bán, lưu trữ,… Vậy đâu là những sai lầm mà chúng ta thường mắc phải khi kiểm kê hàng tồn kho?
Một số sai lầm thường mắc phải trong công tác kiểm kê hàng tồn kho
Những sai lầm thường gặp trong kiểm kê hàng tồn kho
1. Chưa lưu trữ một cách khoa học và hiệu quả
Việc sắp xếp, lưu trữ kho cũng ảnh hưởng rất nhiều tới công tác kiểm kê. Nếu bạn sắp xếp một cách khoa học, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm một vật tư, hàng hóa bất kì một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian. Tránh tình trạng hàng hóa bị để ở nơi khuất tầm nhìn, khó khăn trong việc lấy ra để xem xét, kiểm kê hay trường hợp không có bản đồ kho, mặt sàn.
2. Chuẩn bị cho việc kiểm kê không đầy đủ
Nhân viên kiểm kê có đủ trình độ chuyên môn không, có nắm rõ được những gì cần kiểm kê không, kiểm kê như thế nào. Việc nhân viên kiểm kê hoặc dịch vụ thuê ngoài kiểm kê không được đào tạo phù hợp sẽ dẫn đến tình trạng thiếu chính xác về kiểm kê.
3. Không xử lý lỗi trong quá trình kiểm kê
Tất cả các lỗi dù nhỏ hay lớn từ người kiểm kê, phương pháp kiểm kê hay sản phẩm cần được xử lý trước khi đưa ra kết quả của quá trình kiểm kê. Vì bất kì một sự thay đổi, khác biệt nhỏ nào trong báo cáo và thực tế đều có thể tiêu tốn của doanh nghiệp hàng triệu đồng để mua hàng tồn kho.
4. Không xử lý hàng tồn kho không rõ ràng
Việc xử lý những mặt hàng tồn kho không rõ ràng cần được thực hiện trước khi tiến hành kiểm kê. Bạn có thể sắp riêng một khu vực riêng trong kho để lưu trữ hàng tồn kho không rõ ràng và lựa chọn một người chịu trách nhiệm về các mặt hàng đó.
Một số lời khuyên cho việc kiểm kê hàng tồn kho trong doanh nghiệp
– Việc kiểm kê là một trong các hoạt động cần tiến hành thường xuyên trong công tác quản lý kho. Vì vậy, bạn luôn cần có sự chuẩn bị cho công tác này. Hãy sắp xếp và lưu trữ hàng hóa trong kho một cách khoa học, gọn gàng, thẩm định phù hợp
– Thủ tục của quá trình kiểm kê cần được xem xét trước mỗi lần kiểm kê và nên dễ dàng mang theo, tiện cho việc tham khảo
– Cần kiểm tra toàn bộ cửa hàng trước khi kết thúc mỗi lần kiểm kê
– Luôn kiểm tra người kiểm kê, hay đúng hơn là luôn tiến hành xác minh kiểm kê.
– Thông báo rõ với những người tham gia về các nhiệm vụ trước khi bắt đầu kiểm kê
Việc ứng dụng phần mềm chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp rất nhiều trong công tác quản lý kho hàng. Đặc biệt, đối với công tác kiểm kê:
- Ghi nhận một cách chi tiết dữ liệu kiểm kê tới vị trí lưu kho, thuộc tính hàng tồn kho.
- Sau kiểm kê, số liệu chênh lệch kho tự động được điều chỉnh để cập nhật số trên sổ theo số thực tế kiểm kê đã xác nhận. Đồng thời, các hàng hóa được ghi nhận kém phẩm chất hoặc mất phẩm chất cũng được ghi nhận và có thể tự động đưa vào phiếu đề nghị thanh lý.
Ngoài ra, hệ thống còn giúp nhà quản lý quản lý được toàn bộ công tác nhập kho, xuất kho, điều chỉnh, điều phối hàng tồn kho, quản lý và theo dõi hàng hóa kho theo chi nhánh/toàn bộ công ty.
